Práticas essenciais da gestão de portfolios para a crise
Em um período de grande incerteza e crise econômica, a gestão de portfolios torna-se uma ferramenta crítica da organização. De forma estruturada ou não, empresas se veem diante da necessidade de revisitar seus investimentos, promovendo cortes, remanejamentos e interrupções no portfolio de projetos. Além disso, toda crise revela oportunidades a serem capturadas, o que também demanda uma revisão do mix de projetos. Este artigo explora 5 práticas essenciais para a gestão de portfolios em um período de crise econômica.
1. Identifique o seu portfolio #
Pode parecer óbvio, mas o primeiro passo para você tomar decisões rápidas e eficazes diante de um cenário de crise é você ter todos os projetos da organização identificados e acessíveis. O simples fato de você ter uma lista confiável e atualizada de iniciativas em andamento já representa uma vantagem crucial para que a alta direção possa tomar uma decisão mais segura e tempestiva sobre re-priorização e cortes orçamentários no portfolio.
2. Tenha uma visão objetiva da alocação de sua equipe #
Nesse período de pandemia as empresas tiveram que se adaptar ao trabalho em home office onde os profissionais não estão mais todos no mesmo lugar físico e, portanto, as conversas rápidas passaram a ser planejadas em salas virtuais. Com isso, “enxergar” onde a equipe está ou o que está fazendo ficou mais abstrato, sendo necessário o uso de ferramentas onde o gestor possa fazer buscas rápidas para saber a alocação das pessoas. Esse também é um ponto importante na tomada de decisões de como manejar da melhor forma possível os recursos humanos além de também controlar e manter a produtividade da equipe de forma objetiva.
3. Categorize os projetos #
Se você tem uma lista confiável e sempre atualizada de projetos e sabe onde as equipes estão engajadas, o próximo passo lógico é construir uma sistemática de categorização onde você possa identificar facilmente os projetos conforme sua finalidade, sem precisar analisar projeto a projeto:
- Você pode categorizar seus projetos conforme a natureza do seu benefício (por exemplo: Projetos de geração de receitas, Projetos de redução de custos, Projetos de redução de risco, Projetos de atendimento à regulação, etc)
- Quanto à sua natureza técnica (obras civis, infraestrutura, tecnologia e sistemas, inovação)
- Quanto à sua abrangência (projetos com interdependência entre várias áreas, projetos locais/setoriais)
- Quanto à conta orçamentária (centros de custos)
- Quanto à origem dos recursos (Fundos de investimento, Financiamento, Subvenção, etc)
Se a sua organização desenvolve um plano de investimentos mais estruturado, com business case e modelos de avaliação financeira de projetos, é possível também categorizar os projetos com base em sua atratividade (projetos com retorno mais rápido, projetos com maior retorno, etc).
4. Identifique o status de implementação de cada projeto #
Com os projetos identificados e categorizados, é importante conhecer o grau de desenvolvimento de suas iniciativas. Projetos que não iniciaram ou estão no início de sua implementação representam um menor custo de desmobilização do que projetos em estado avançado de execução.
Conhecer o status de execução de cada investimento é uma informação crítica para a alta direção orientar as ações de contingência e decidir as alterações que tragam menor impacto financeiro à companhia.
Todo projeto tem um custo de desmobilização e um custo de re-mobilização: É necessário demitir pessoas ou a equipe pode ser realocada? Há custos e multas contratuais relacionadas à desmobilização? Há perda de benefícios financeiros atrelados ao projeto? Se este projeto for retomado, qual o custo financeiro de remobilizá-lo?
Responder com objetividade estas perguntas sobre o mix de projetos priorizado em seu portfolio será de extrema importância para garantir uma tomada de decisão mais adequada ao momento financeiro da organização.
5. Decida sobre a priorização com base em critérios e cenários #
Uma vez que você tenha uma lista atualizada e confiável sobre quais são os projetos, sua capacidade de execução, que tipos de benefícios estão relacionados à estes projetos, como está a execução destes projetos e qual o custo de interrupção de cada iniciativa, você pode analisar seu portfolio a partir de cenários definidos à partir de questões da alta direção:
- Em caso de redução de caixa, quais projetos devem ser mantidos?
- Em caso de prolongamento da crise, quais projetos devem se mantidos?
- Quais projetos exploram oportunidades “na contramão da crise”?
- Quais projetos geram menor impacto financeiro para sua interrupção?
Se você conhece os atributos chave de seu portfolio e enxerga os padrões mais gerais da composição dos investimentos, pode tomar decisões precisas sobre onde ajustar o mix de projetos sem trazer mais prejuízos do que benefícios.
Em uma situação de crise, todas as empresas se voltam à preservação do caixa e, as vezes, a paralisação de uma iniciativa pode trazer mais impacto negativo do que positivo ao caixa da organização. Tomar decisões conscientes, ajustando a alavancagem, priorizando iniciativas de retorno rápido, administrando a relação risco/retorno é de suma importância em um período conturbado e cheio de incertezas.
por Michael Cardoso, Diretor de Operações da JExperts
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