O tempo e o projeto

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Como disse certa vez Warren Buffet, “A contabilidade registra, mas é o gerente que deve interpretar os números”. O mesmo pode ser aplicado na rotina do gerenciamento de projetos, com uma adaptação: O gerente de projetos comum só registra enquanto o bom gerente de projetos interpreta as informações.

Hoje em dia temos disponível uma enxurrada de ferramentas para o registro de atividades, prazos, escopo, esforço e tudo aquilo necessário para entregarmos um produto de um projeto, seja lá qual método for utilizado - ágil, cascata e por aí vai. Mas, será que estamos interpretando corretamente toda esta informação?

De nada servirão todas as informações sem o conhecimento necessário das nuances dos dados registrados e a coragem para agir em seguida com as pessoas que compõem a equipe.

Afinal, as informações só servem para a equipe saber o que fazer, ou deveriam ajudar esta equipe a cumprir os objetivos do projeto? Ok, saber o que tem que ser feito é um passo importante, mas está longe de resolver tudo.

Estamos confundindo modelos de gestão com a importância da liderança em projetos.

Vamos focalizar aqui no cumprimento de prazos com o uso eficiente do tempo. Por que atrasamos tanto nossas entregas?

O problema não está na estimativa de tempo, mas no uso do tempo.
O tempo é como a quantidade de água em uma caixa d'água que não está sendo reabastecida. Você tem aquela quantidade no começo do projeto e é com ela que você terá que ir até o final.

Se usar racionalmente, terá água por todo o período, mas se usar de forma descontrolada deixando torneiras abertas, a água vai acabar bem antes do esperado e a equipe irá passar sede até o final do período. No caso aqui a sede é a falta de tempo para cumprir as tarefas no prazo.

Em um projeto de 6 meses, na primeira semana, tomamos banhos de 30 minutos e lavamos a calçada com a mangueira. No final do segundo mês, ainda estamos tomando banhos de 30 minutos, mas usamos baldes para lavar a calçada. No quinto mês os banhos já são de 5 minutos e a calçada é lavada com a água da chuva. No meio do sexto mês, tomamos banho de caneca e a calçada é apenas varrida.

Nesta metáfora, usar bem a água significa usar bem o tempo. Tomar banho de caneca no sexto mês significa ter que virar noites trabalhando no último mês para se cumprir os prazos.

Exemplo: Se sabemos que temos um prazo desafiador, mesmo com seis meses pela frente, por que não trabalhamos 1 hora a mais por dia todos os dias (uso racional da “água”) ao invés de, como muitas vezes acontece, fazer justamente o contrário? Na maior parte das vezes trabalhamos folgados no início e varamos noites do final.

Existe aquela velha máxima “se quiser que uma coisa seja realmente feita, peça ajuda para alguém muito ocupado”. As pessoas muito ocupadas (que cumprem metas) geralmente são bem disciplinadas. A disciplina é que faz o tempo ser melhor usado.

Não importa o método que você utilize para a gerência de seu projeto ou de suas entregas, o tempo finito está em todas as técnicas. Seja em um gráfico burndown, ou no tradicional Gantt existe um muro lá na frente. Se não tiver prazo, não deve ser coisa muito importante. A solução não é brigar com o tempo.

A capacidade de utilizar bem o tempo não vem de nenhuma metodologia de gestão. Esta capacidade vem da disciplina de cada indivíduo da equipe de identificar e separar o que deve ser feito na hora e o que pode esperar.
Vivemos em um mundo de distrações. Vamos para onde nossa mente nos levar e nossa mente a todo momento está sendo sequestrada para algum lugar. O foco está no presente. Estar no presente é estar focado e fazer o que tem que ser feito sem distrações.

Peter Drucker no seu livro o Executivo Eficiente já escreveu que não devemos tentar fazer tudo que queremos em um único dia, mas sim selecionar aquilo e só aquilo que faremos bem feito a cada dia.

Seguindo esse conselho, uma boa prática é escrever uma lista de forma realista o que será feito naquele dia. Isso pode ser feito no dia anterior ou logo pela manhã do mesmo dia. Um planejamento visual semanal em um calendário, limitando o que será feito em cada dia daquela semana também é uma boa prática.

O importante é ter uma meta diária do que fazer e cumprir esta meta. Para que isso seja possível teremos que desviar de outras tarefas não planejadas. Acredite, a grande maioria delas pode ser evitada. Falar sim para tudo no início aumenta muito a sua chance de usar na mesma proporção a palavra, “desculpe” ou “sinto muito” no final. Quando desviamos dos objetivos diários em um projeto, estamos abrindo as “torneiras” do tempo ou “tomando banhos de 30 minutos”.

Com disciplina saberemos ler e interpretar o escopo do projeto e o esforço para entrega-lo cruzando com o uso eficiente do tempo, para então passarmos prazos realistas e possíveis. Esta análise será bem-feita por gerentes de projetos experientes que entendem o contexto do ambiente do projeto e os riscos inerentes deste. Nesse sentido o gerente inclui em suas estimativas algum nível (sem exageros) de perda de tempo com distrações ou imprevistos, porém o mais importante é que depois disso, quando a estimativa de prazo estiver definida, se estabeleça uma cadência uniforme durante todo o projeto para que não tenhamos desperdício de água no começo e a caixa d’agua vazia antes do final.


por Sergio Viola, CEO e sócio da JExperts

 
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