Capacity Planning
Todos conhecemos o desafio diário de entregar projetos com a qualidade esperada pelas partes interessadas (cliente interno ou externo) e dentro do orçamento e prazo planejado. Entre os diversos fatores que afetam a saúde de projetos está a gestão da capacidade de entrega.
Através da execução do planejamento da capacidade é possível identificar quantos projetos uma empresa é capaz de executar em um determinado período de tempo sem sobrecarregar sua equipe, sem aumentar os custos do projeto com horas extras e sem oferecer ao cliente (interno ou externo) prazos impossíveis de serem cumpridos.
O planejamento da capacidade dá ao gestor base para tomar decisões sobre prioridades e dimensionamento de equipe - para eventuais novas contratações ou reduções. Este artigo explora três aspectos fundamentais de uma boa gestão de capacidade: Conhecer a demanda, conhecer sua base de conhecimento e planejamento logístico.
Conhecer a demanda
Antes de mais nada, é imprescindível conhecer quantitativa e qualitativamente a demanda. Não basta apenas estimar o esforço de trabalho de cada projeto, mas identificar os conhecimentos requeridos em cada iniciativa.
Planejar a capacidade de recursos humanos é um processo intimamente conectado à gestão do conhecimento. Por isso, sua capacidade de executar novos projetos é diretamente ligada à sua capacidade de alocar de forma eficaz o conhecimento disponível na sua equipe.
Como muitos dos conhecimentos técnicos necessários à execução de projetos são escassos e concentrados em poucos recursos, estes passam a ser a restrição entre os projetos. Métodos para o tratamento de gargalos, especialmente a Teoria das Rescrições, abordam estratégias para alocar e gerenciar esse tipo de recurso em projetos e processos.
Esta teoria defende que, quando há, em uma determinada cadeia de valor, um gargalo crítico, todo o sistema deve se subordinar à esta restrição, assegurando a máxima alocação dos seus gargalos.
Os recursos e estoques devem ser gerenciados de modo a prover exatamente o necessário para atingir os objetivos definidos para a restrição (nesse caso, o nosso recurso chave detentor do conhecimento escasso). Este passo pode implicar na ociosidade de recursos que não são restrições, por isso na hora de compor sua equipe, é fundamental levar em conta que aumentar a capacidade de um determinado perfil secundário não é sinônimo de melhoria da capacidade geral de entrega, se você possui um gargalo de conhecimento.
Por isso, cada demanda deve identificar sua necessidade de conhecimento, em especial, o conhecimento concentrado em poucos recursos, de forma que se possa planejar adequadamente o sequenciamento e a prioridade entre as entregas, otimizando o uso destes recursos disponíveis.
Conhecer a sua base de competências
Uma vez que você conhece a natureza de sua demanda, chegou o momento de conhecer a sua base de conhecimento disponível, mapeando para cada colaborador seus conhecimentos, habilidades e atitudes aplicáveis à execução de projetos.
A construção de um plano de capacidade requer um exercício de auto-conhecimento da organização, identificando as suas competências chave e também o seu GAP de conhecimento.
Uma vez que você conhece as competências de sua equipe, e a demanda por conhecimento de seu portfolio de projetos, será capaz de reconhecer sua real capacidade de executar seus projetos e poderá planejar suas contratações e capacitações de forma muito mais efetiva.
É importante reconhecer que um GAP de recursos é, na verdade, em ultima instância, um GAP de conhecimento. Não é raro que o conhecimento esteja polarizado, concentrado em poucos e disputados recursos, como abordamos acima.
E muitas vezes a empresa assume compromissos com um portfolio de projetos que se torna inexequível não por não haver homem-hora disponível, mas por não haver conhecimento disponível (seja devido à super alocação dos poucos que o detém, seja pela inexistência deste conhecimento no quadro de colaboradores).
Não subestime a logística
Por fim, além da relação íntima entre demanda, capacidade e gestão do conhecimento, outro desafio para a gestão de capacidade é sobre logística. Empresas onde os projetos são executados em locais distribuídos, que requeiram constantes deslocamentos e viagens da equipe, podem sofrer com a corrosão de sua capacidade de entrega em horas de deslocamento improdutivas.
Não prever as horas de deslocamento dos recursos-chave, ou não levar em conta os locais de realização dos projetos na seleção de novos recursos pode gerar improdutividade e desperdício de energia.
Um bom exercício de roteirização, otimizando o deslocamento dos recursos atendendo locais geograficamente próximos, pode ser um elemento importante de otimização garantindo valiosas horas a mais de capacidade no quadro geral de sua equipe.
Conclusão
Em resumo, um bom planejamento de capacidade requer: Visibilidade sobre a demanda, conhecimento das restrições, gestão de competências e planejamento logístico cuidadoso.
Sem um equilíbrio entre todos estes aspectos, sua organização enfrentará dificuldades na gestão de sua capacidade, incorrendo em atrasos, estouro de orçamento e incapacidade de atingir seus objetivos.
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Por Tiago Fascin
Sócio e Diretor de Produtos da JExperts