A Reunião

São 14h27. O Horário agendado era 14h00. Das nove pessoas convocadas, apenas três já compareceram. Todos estão digitando convulsivamente em seus smartphones, na tentativa de aproveitar o tempo de espera com algo útil. Passados mais 5 minutos, o restante dos convidados chegam “em manada” ao local da reunião, entre elas, o chefe, ao som de gargalhadas, após um comentário inadequado sobre a garota recém contratada do setor de compras.

Mais uns 8 minutos de conversa mole e um dos que esperavam, um pouco irritado, puxa desajeitadamente o assunto da reunião. Não que ele tivesse sido o responsável pela reunião; na verdade, ele não sabia exatamente por que estava lá.

Ele foi o primeiro a chegar, já aguardava intermináveis 45 minutos, após cancelar um almoço com sua família para conseguir chegar a tempo na reunião, cuja participação seu chefe antecipou ser fundamental, pois discutiriam [inserir aqui algum assunto genérico e impreciso]).

Aos trancos o assunto começa a desenrolar e logo alguém interrompe: “só um minuto, preciso atender este um telefonema muito importante!”. O telefone a tocar era do chefe (aquele que chegou junto com a manada), então tudo volta ao estado inicial das coisas. Mais conversa mole. Mais piadas inadequadas. Três saem da sala para fazer umas ligações. Mais digitações em smartphones. Enfim, o chefe desliga, dá um berro no corredor, chamando todos de volta, e o “inferno brasileiro” volta a operar.

Nosso pobre coitado tenta retomar de onde parou, e logo é interrompido por um colega que já coloca na mesa, sem pudores: “Pessoal, sei que o assunto não é esse, mas queria aproveitar que estamos aqui, pois tenho um problema urgente, e preciso dar encaminhamento”. Sete dos nove presentes não tem absolutamente nada haver com a nova pauta paraquedista.

E o assunto se desenrola mais 50 minutos, até alguém entrar na sala, abruptamente, e informar: “pessoal, eu tinha reservado essa sala, sinto muito”. O Chefe olha feio pra Dona Joaquina, que tinha ficado responsável por reservar a sala. Logo, o chefe sentencia: “Pessoal, nosso tempo esgotou, vamos agendar um novo encontro amanhã, no mesmo horário, para discutir [inserir aqui o mesmo assunto genérico que era pauta da reunião]. Mas gostei muito dessa reunião, acredito que avançamos bastante!”

Você já se identificou com a cena acima? Talvez ela seja mais corriqueira do que gostaríamos de acreditar. Talvez nós sejamos o chefe, talvez nós sejamos o dono da pauta paraquedista, talvez somos o coitado que não sabia o que estava fazendo lá.

Que tal começar a conduzir reuniões mais eficazes? Abaixo, algumas dicas para uma reunião matadora!

Antes da Reunião

Antes de tudo, deve-se definir qual o propósito da reunião: É a tomada de uma decisão? Ou a apresentação de uma diretriz? Ou a cobrança de informações e prestação de contas? Com base neste objetivo, todo o planejamento desta reunião deve afunilar em tópicos específicos. Pode parecer óbvio, mas muitas reuniões que participamos e promovemos não possuem um objetivo claro e definido, compreensível e devidamente comunicado à todos os participantes. Estabelecer o objetivo ajudará a decidir:

Quantos e quais serão os participantes: É desejável reunir um número pequeno de participantes, sempre que possível, para não correr o risco de tornar a reunião caótica. Um grande numero de participantes também inibe a participação das pessoas, tendendo a tornar a reunião polarizada, ou as vezes, um monólogo.

É igualmente necessário equilibrar o perfil dos participantes, em função do nível técnico e decisório: Reuniões multidisciplinares promovem um ambiente de discussão crítica e enriquece o processo, fundamentando melhor as decisões, mas pode tornar a reunião mais difícil de controlar. Certifique-se de que as pessoas certas para a discussão estarão presentes.

Evite também ao máximo convites apenas “para conhecimento” ou “opcionais”. Isso gera dúvidas ao convidado sobre a real necessidade de seu envolvimento, e na dúvida, ele estará lá, muitas vezes, de forma improdutiva e desnecessária.

Duração da Reunião: Idealmente, a duração da reunião não deve exceder 2 horas. Caso seja necessário mais tempo, pense na possibilidade de fazer mais de uma reunião. Reuniões longas geram dispersão, abandono de alguns participantes e comprometem o processo decisório. Ser for inevitável uma duração maior, planeje pausas para café, necessidades fisiológicas.

Pauta da Reunião: A Pauta é a principal arma a favor da produtividade da reunião. Uma pauta bem definida e adequadamente comunicada ajuda a manter o foco, dita o ritmo da discussão, estabelece os papéis e constrói a dinâmica do processo decisório. Invista tempo pensando e estruturando a pauta. Algumas dicas:

Ordem do dia: Estabelece a sequência e o escopo das discussões e deliberações da reunião. Delimita o tempo de discussão, de forma a garantir que todos os assuntos recebam a devida atenção.

Decisões a tomar: Tenha clareza sobre os objetivos de decisão de sua reunião. Saber de antemão quais são os pontos de decisão ajuda muito a manter o foco na coisa certa.

Logística da Reunião: Hoje, vivenciamos um problema quase endêmico nas empresas: a escassez de salas de reunião. Portanto, avalie a conveniência de utilizar alternativas online (video/webconferencia, skype, etc). Além da conveniência, há também a facilidade logística. Mas um alerta: Assuntos sensíveis, ou decisões de grande impacto devem ser realizadas sempre que possível presencialmente. E nesse caso, um bom tempo de planejamento ajudará na busca de uma infraestrutura e local adequados.

Engajamento dos Participantes: É uma boa prática difundir o convite aos participantes, já especificando e antecipando o conteúdo da reunião. Invista um tempo na elaboração de um documento sintético, com as principais proposições da reunião, enviado com 3 a 5 dias de antecedência, fazendo perguntas chave e eventualmente responsabilizando os participantes quanto ao levantamento de informações, o que permitirá a todos preparar melhor a sua intervenção.

Durante a reunião

Para começar uma reunião no horário, é necessário estar antes do horário. Quem organiza a reunião deve chegar ao local com 15 a 20 minutos de antecedência, a fim de testar os recursos audiovisuais e deixar as apresentações prontas para rodar.

Estabeleça o quorum mínimo, e comece assim que o atingir. Respeite e valorize quem se esforçou para estar a tempo e comece no horário.

Caso a reunião seja com um grupo de pessoas de diferentes empresas ou áreas, e alguns não se conheçam, reserve 5 minutos para que cada um se apresente, informando: Nome, Área, e sua responsabilidade na reunião.

Após as apresentações, defina os papéis chave: Designação de um presidente ou “dono” da reunião, que terá o papel de moderar as discussões e zelar pela pauta e também a nomeação de um secretário, que preparará a ata da reunião.

1. Recapitulação da ordem de trabalhos

Antes de entrar no coração do assunto, pode ser útil recapitular resumidamente a ordem de trabalhos do dia, o tempo fixado para cada assunto e os intervenientes.

Os pontos importantes da ordem de trabalhos deverão de preferência ser abordados no início da reunião, quando a concentração é máxima e para não correr o risco de tratá-lo rapidamente no fim da reunião.

2. Sumário das decisões precedentes

Ao se tratar de uma série de reuniões, as decisões da reunião precedente podem ser passadas em revista, para recapitulação ou para acompanhamento dos avanços da sua realização.

3. Exposições

Após os preâmbulos mencionados acima, cada participante fará sua exposição/apresentação, dentro do tempo determinado na pauta. Sempre que possível, é recomendado a cada parte que apresente seus resultados e situações de projetos e ações sob sua responsabilidade acrescida de uma análise crítica, em tópicos concisos. Especificamente, quando houver problemas a relatar, deverá esta parte, de antemão, apresentar suas proposições de ação para contorno de problemas ou aproveitamento de oportunidades.

Cada exposição será sucedida de uma sabatina de perguntas e análises pelo grupo e as proposições de decisão de cada tópico apresentado serão tratados antes de seguir com o próximo assunto.

4. Redigir uma lista de decisões

Uma “lista de decisões”, estabelecida coletivamente pelo conjunto dos participantes, permite o compromisso de todos os presentes com as decisões essenciais tomadas durante as trocas. A lista de decisões não deve ser um documento inerte: um responsável deve ser designado para a implementação de cada uma das ações, com uma data prevista e pontos de controle bem definidos.

5. Data da próxima reunião

Ao se tratar de uma série de reuniões, pode ser oportuno aproveitar a presença dos participantes para acordar uma data comum para a(s) reunião(ões) seguinte(s).

Após a reunião

Recomenda-se a redação da ata “a quente”, imediatamente a seguir à reunião, porque as notas tomadas durante a reunião fazem apelo à “memória de médio prazo”. A ata deve nomeadamente referir os pontos seguintes:

• Assunto da reunião,
• Data da reunião,
• Participantes (e ausentes)
• Ordem de trabalhos
• Resumo de cada ponto da ordem de trabalhos,
• Lista de decisões, ações, prazos e responsáveis.

No mínimo, na falta de uma ata de reunião, é indispensável proceder a uma simples lista de decisão. A ata deve ser difundida ao conjunto dos participantes, para validação. Após um prazo de aproximadamente uma semana, se não forem feitas propostas de modificações, a ata final deverá ser enviada de novo ao conjunto dos participantes.

Reuniões bem conduzidas podem ser ferramentas extremamente poderosas de coesão, alinhamento e tomada de decisão. Mas também são uma arma mortal para a produtividade e motivação, em mãos erradas. Como você tem conduzido suas reuniões?

ASSUNTOS: gestão / produtividade

por Michael Cardoso
Co-fundador e diretor de operações da JExperts