Abordagem híbrida de gestão de projetos

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A recente revisão do PMBOK, já em sua sétima edição, trouxe uma mudança importante na sua abordagem. Outrora essencialmente prescritivo até sua sexta edição, o PMBOK orientava-se por processos, com entradas e saídas detalhadas em cada uma de suas áreas de conhecimento. Já em sua edição mais recente, o PMBOK trouxe uma ênfase em princípios gerais e diretrizes sobre a prática de gestão de projetos, eliminando o caráter prescritivo de sua narrativa. Não apenas isso: a última versão traz uma forte ênfase em entrega de valor e impacto no negócio, assuntos que não eram aprofundados nas edições anteriores. Cada vez mais, a gestão de projetos torna-se sinônimo de gestão de investimentos, requerendo uma abordagem totalmente reformulada sobre o viés que será adotado pela organização. O PMBOK agora é mais sobre os fins do que sobre os meios.

Com isso, a ênfase que era dada ao compliance até a sexta edição passa a ser dada aos objetivos de negócio relacionados a um projeto. Admite-se a aplicação de vários frameworks de gestão, entre eles o gerenciamento ágil, como parte de um modelo de gestão de projetos mais abrangente. Com isso, o PMBOK ganha amplitude em relação aos tipos de projetos onde este pode ser aplicado.

Neste contexto, ganha força a ideia de uma abordagem híbrida ou mista de gestão de projetos. Agora, ao invés de tentar nivelar todo o portfolio em uma única metodologia padrão de gestão de projetos, admite-se a convivência de diferentes técnicas em diferentes contextos de execução. A pergunta chave é: Qual é o framework mais adequado para que uma iniciativa alcance seus objetivos de resultado da melhor forma? A resposta vai depender da natureza desta iniciativa. É um projeto de inovação? É um projeto de engenharia? É um projeto de logística? É o desenvolvimento de um software? Cada tipo de projeto pode aplicar um método específico para assegurar o atingimento de seus objetivos.

A forma de planejar, o tipo de documentação que será produzida, a determinação sobre quais atividades devem ser executadas, a estratégia que será adotada para lidar com a incerteza inerente, todas estas questões são levadas em conta ao se decidir aplicar um framework a um determinado projeto. É possível você combinar diferentes técnicas, sem ferir os conceitos fundamentais do PMBOK para produzir um modelo de gestão que maximize a possibilidade de atingir os objetivos de um projeto.
Neste artigo vamos explorar como você pode combinar técnicas orientadas ao trinômio escopo-prazo-custo e técnicas de gerenciamento ágil para gerar mais valor em seu negócio. Vamos explorar três cenários com diferentes possibilidades de combinação entre as duas abordagens.

Visão Geral do gerenciamento ágil híbrido #

O gerenciamento ágil-híbrido consiste em você combinar modelos prescritivos de gestão (Baseados nos processos e áreas de conhecimento do PMBOK6), com ênfase no trinômio escopo-custo-prazo e frameworks de gerenciamento ágil, com maior flexibilidade de escopo e melhor alternativa para cenários de incerteza ou complexidade, quando se está navegando em um terreno inexplorado ou um ambiente muito dinâmico e imprevisível.
Tipicamente, abordagens híbridas visam equilibrar a necessidade da organização assegurar a governança enquanto convive com a transformação ágil. A ideia central é aplicar uma gestão mais robusta sobre iniciativas agile, fornecendo visibilidade e uma certa previsibilidade à alta direção.

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Com a crescente adoção de modelos ágeis, muitas organizações enfrentam dificuldade de aliar agilidade e previsibilidade, muito por que os modelos ágeis são aplicados de forma equivocada, perdendo de vista o seu fator mais importante: orientação à entrega continuada de valor para o negócio. Acabou virando, para muitas organizações, uma forma de evitar e contornar a burocracia e o compliance que métodos tradicionais de gestão de projeto trazem consigo.

O gerenciamento ágil tem como propósito permitir que a organização construa algo em um ambiente de complexidade e incerteza. Seu grande mérito é incorporar a aprendizagem ao processo de priorização e definição do escopo, de forma incremental, o que garante maior flexibilidade e velocidade de adaptação. Em contrapartida, o gerenciamento ágil, em sua filosofia, orienta-se à entrega de valor, o que implica em haver clareza sobre objetivos a serem atingidos.

Abordagens mistas, ou híbridas, tem buscado compensar esta lacuna de governança, ao possibilitar uma execução dentro dos parâmetros da filosofia ágil com um direcionamento mais claro sobre objetivos de valor, expectativas e compromissos com stakeholders e alinhamento orçamentário.

Abaixo, apresentarei três formas de construir e estruturar um modelo híbrido, com diferentes vantagens para a organização.

Abordagem 1: Orquestração de valor #

Nesta primeira abordagem, a ideia é usar uma estrutura analítica de projeto (EAP ou WBS) para orquestrar e coordenar atividades e entregas de valor de múltiplas equipes ágeis. Com isso, o gerente do projeto orienta a estruturação de sua EAP não ao escopo de trabalho, como tradicionalmente se faz, mas para acompanhar o desdobramento de entregas e interdependências entre múltiplas equipes.

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Desta forma, você tem diferentes equipes trabalhando de forma coordenada em torno de objetivos e metas compartilhadas. Utiliza-se uma estrutura analítica de projeto para promover esta coordenação e integrar as comunicações e a priorização do trabalho em múltiplas frentes.

Entregas de valor podem ainda ser agrupadas em épicos / grupos que possibilitarão uma análise mais assertiva sobre entregas complexas.

A principal vantagem desta abordagem é a possibilidade de manter um escopo flexível sem abrir mão de uma visão abrangente das entregas e dos resultados alcançados a partir do engajamento de várias equipes.

Abordagem 2: Gestão da demanda #

Nesta abordagem, o objetivo é organizar o trabalho de equipes que atendem à múltiplos projetos da organização. Cenários de concorrência pelos recursos se beneficiam de abordagens de gerenciamento ágil-híbrido, pois permitem uma maior capacidade de manobra na priorização e no encaixe de novas demandas.

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Aqui, a equipe ágil recebe demandas a partir de atividades e entregas de vários projetos, e administra suas prioridades e entregas de forma integrada. O objetivo aqui não é o desenvolvimento contínuo de valor que tipicamente está relacionado ao gerenciamento ágil, mas a organização da rotina de trabalho de uma equipe compartilhada por vários projetos.

O grande benefício para a organização é o melhor aproveitamento da capacidade de equipes compartilhadas, através da aplicação de técnicas como Kanban e SCRUM.

Abordagem 3: Inserção de equipes ágeis #

Nesta abordagem, a ideia é elaborar um projeto que é executado parte em uma abordagem estruturada, parte em uma abordagem ágil. Por exemplo, projetos de desenvolvimento de um novo produto de software, onde antes de você efetivamente iniciar o desenvolvimento e lançamento de features, é necessário realizar um estudo inicial e implementar uma arquitetura de desenvolvimento.

Pode-se realizar esta etapa de arquitetura de forma prescritiva, com um planejamento mais claro de requisitos e a produção de artefatos mais detalhados do projeto, enquanto nas etapas de desenvolvimento e lançamento, adota-se uma abordagem SCRUM para entregar o MVP e releases futuras.

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A vantagem deste modelo é garantir que atividades que se beneficiam de maior planejamento em termos de escopo-prazo-custo possam conviver com etapas que precisam de maior flexibilidade sobre a definição e priorização do escopo.

Conclusão #

Em resumo, a principal mensagem ao mercado por trás da tendência de adoção de modelos híbridos ou a última revisão do PMBOK é que, no final das contas, a coisa mais importante é a entrega de valor. A abordagem de gestão dos projetos é um meio para um fim, e como um meio, precisa assegurar a ampliação das chances de sucesso de cada projeto.

O apego passional à uma única abordagem de gestão de projetos pode significar ineficiência e comprometimento de benefícios para sua organização. É como você tentar apertar um parafuso com um martelo. Escolha a abordagem que faça mais sentido aos objetivos e contextos de cada iniciativa.

Estes exemplos de abordagem híbrida terão mais chances de atender a todos os stakeholders dos projetos pois, em uma organização complexa, há diferentes expectativas e públicos de interesse que requerem diferentes abordagens de comunicação e visibilidade. A alta direção tem a expectativa de acompanhar entregas de impacto e o cumprimento dos benefícios. O time do projeto busca a organização do trabalho com dinamismo para acomodar as entregas de projetos com suas responsabilidades do dia a dia. O patrocinador tem interesse também em assegurar a execução do investimento, eliminando entraves e atuando sobre os riscos. E assim por diante.

E o PMO, que busca atender às expectativas de todos estes públicos alcançará maiores chances de prosperar em seu propósito à medida que deslocar o seu foco da relação controle X agilidade para uma abordagem equilibrada, com ênfase na entrega de valor. Afinal, modismos e apologistas à parte, no final do dia, este também é cobrado por compliance e por previsibilidade. A abordagem híbrida com certeza dará as ferramentas necessárias para unir a agilidade com governança.

Por Michael Cardoso
Co-fundador da JExperts

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